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Planung: Vor dem Nebenjob ist nach dem Nebenjob

Planung: Vor dem Nebenjob ist nach dem Nebenjob
Das richtige Zeitmanagement sorgt nicht nur für eine gute Zeiteinteilung, sondern auch für die Strukturierung der Arbeit.

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Zweitjob begeben, sollten Sie sich zuerst die Frage beantworten: Wie viel Zeit steht mir überhaupt für einen Nebenjob zur Verfügung?

Wer plant, sich einen Nebenjob zu suchen, sollte dies überlegt angehen. Zum einen sollten Sie Ihre Work-Life-Balance im Auge behalten. Zum anderen müssen Sie das Arbeitszeitgesetz berücksichtigen, denn Sie dürfen die gesetzliche Arbeitszeit nicht überschreiten.

Wir haben alle gleich viel Zeit, denn der Tag hat für jeden „nur“ 24 Stunden. Die wenigsten von uns verteilen bzw. nutzen ihre Zeit jedoch richtig. Dabei sorgt das richtige Zeitmanagement nicht nur für eine gute Zeiteinteilung, sondern auch für die Strukturierung der Arbeit.

Um am Ende mehr Zeit zu haben, müssen Sie zuerst schauen, wo Ihre Zeit „bleibt“. Deshalb ist eine Bestandsaufnahme unumgänglich. Fällt Ihnen diese auf Anhieb schwer, sollten Sie eine Woche lang alle Ihre Aktivitäten auflisten. So erhalten Sie realistische Werte und können Ihre Zeitplanung neu ausrichten.

Bereich Arbeit
Dieser Bereich wird neben der Schlafzeit vermutlich die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Bei der Berechnung müssen Sie zu der reinen Arbeitszeit auch die Pausen sowie die An- und Abfahrtszeiten berücksichtigen. Und arbeiten Sie auch nach Feierabend zu Hause an Akten weiter, ist auch diese Zeit miteinzubeziehen. Addieren Sie alle Zeiten zusammen und Sie erhalten Ihren wöchentlichen Aufwand für den Bereich „Arbeit“.

Beispiel: Sie benötigen für den Hin- und Rückweg zur Arbeit täglich eine Stunde. Ihre Arbeitszeit inklusive der Pausen beträgt täglich neun Stunden. Wer eine 5-Tage-Woche hat, kommt im Bereich „Arbeit“ auf 50 Stunden pro Woche.

Bereich Gesundheit & Entspannung
Jeder entspannt auf seine ganz persönliche Weise. Während der eine beim Durchblättern von Hochglanzmagazinen zur Ruhe kommt, gönnt der andere sich eine Massage oder geht täglich eine Stunde joggen. Auch diesen wöchentlichen Aufwand müssen Sie erfassen.

Beispiel: Sie gehen täglich eine Stunde joggen. Für den Bereich „Gesundheit & Entspannung“ müssen Sie also wöchentlich sieben Stunden notieren.

Bereich Freunde & Familie
Zählen Sie die Zeit zusammen, die Sie mit Ihrer Familie, Ihren Freunden und Ihrem Partner wöchentlich verbringen.

Beispiel: Sie treffen sich jeden Dienstag zum Doppelkopf-Spiel mit Freunden. Mit dem Hin- und Rückweg sind Sie dafür drei Stunden außer Haus. Zudem verbringen Sie jeden Sonntag etwa fünf Stunden mit Ihrer Familie. Und jeden Samstagabend unternehmen Sie etwas mit Ihrem Partner und/oder Freunden (Sie sind etwa fünf Stunden unterwegs). Außerdem wenden Sie täglich noch zwei Stunden für das Lesen oder Fernsehen auf. Für den Bereich „Familie & Freunde“ notieren Sie wöchentlich 27 Stunden.

Bereich Haushalt
Ob putzen oder einkaufen – auch dieser Bereich muss bei Ihrer wöchentlichen Auflistung berücksichtigt werden.

Beispiel: Für das Putzen Ihrer eigenen vier Wände brauchen Sie wöchentlich rund fünf Stunden. Mit den wöchentlichen Einkäufen (etwa zwei Stunden) müssen Sie sieben Stunden für den Bereich „Haushalt“ notieren.

Bereich Schlaf
Der Tag hat 24 Stunden. Um eine Analyse Ihres Tages bzw. Ihrer Woche durchführen zu können, müssen Sie von den 24 Stunden Ihre Schlafzeit und die Zeit für die Körperhygiene abziehen. Diese Stundenanzahl rechnen Sie auf eine Woche hoch.

Beispiel: Sie schlafen täglich sieben Stunden und verwenden für die Körperhygiene noch einmal 2 Stunden. Somit müssen Sie noch einmal 63 Stunden pro Woche notieren.

Zählen Sie nun Ihre wöchentlichen Aufgaben und Aufwände zusammen, ziehen Sie diese von den wöchentlich zur Verfügung stehenden 168 Stunden ab und Sie erhalten die Zeit, die Sie für Ihren Zweitjob aufwenden können:

Der Tag hat 24 Stunden x 7 Tage = 168 Stunden
9 Stunden „Schlaf“ x 7 Tage – 63 Stunden
10 Stunden „Arbeit“ x 5 Tage – 50 Stunden
1 Stunde „Gesundheit & Entspannung“ x 7 Tage – 7 Stunden
27 Stunden wöchentlich für „Freunde & Familie“ – 27 Stunden
7 Stunden wöchentlich für „Haushalt“ – 7 Stunden
Zeit für einen Nebenjob = 14 Stunden

Theoretisch existiert ein Zeitvolumen von 14 Stunden wöchentlich für einen Nebenjob. Praktisch sollten Sie aber auch noch Zeit für unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigen. Planen Sie deshalb maximal zehn Stunden wöchentlich für den Zweitjob ein. Benötigen Sie mehr Zeit, müssen Sie überlegen, wo und wie Sie Zeit einsparen können. Denken Sie aber auch daran, der Tag hat nur 24 Stunden.

Was Sie tun können, ist, Ihre Zeit besser zu nutzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren sowie unwichtige zu delegieren. Denn wenn nicht Arbeitsergebnisse und Lebensqualität leiden sollen, ist eine effektive Zeitplanung unumgänglich.

Zehn Tipps für ein effektives Zeitmanagement

1. Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem
Erstellen Sie zunächst eine Liste mit den Aufgaben, die Sie glauben erfüllen zu müssen. Ordnen Sie danach diese Aufgaben nach einem ABC-Schema. Ihre wichtigsten und nicht zu delegierenden Aufgaben erhalten ein „A“. Tätigkeiten mit einer mittleren Wichtigkeit, die zudem delegiert werden können, erhalten ein „B“. Zuletzt erhalten Aufgaben, die eher unwichtig sind und ebenfalls delegiert werden können, ein „C“. Sie werden feststellen, die Liste wird einen Großteil „C-Aufgaben“ enthalten.

2. Nutzen Sie die verschiedenen Tageszeiten für sich
Arbeiten Sie Ihre Liste konsequent ab. Dabei unterstützen Sie die unterschiedlichen Tageszeiten. Versuchen Sie, so viele A-Aufgaben wie möglich frühmorgens zu erledigen. Der Vorteil: Zum einen sind Sie frühmorgens noch ausgeruht. Zum anderen werden Sie zu so früher Stunde weniger durch andere gestört. Widmen Sie sich zu fortschreitender Tageszeit den B- und C-Aufgaben. Und denken Sie stets daran, die B- und C-Aufgaben zu delegieren.

3. Planen Sie Ihre Tage
Schreiben Sie täglich am Vorabend alle anstehenden Aufgaben des nächsten Tages auf. Dabei übertragen Sie auch die unerledigten Aufgaben vom aktuellen Tag. Und priorisieren Sie dabei wieder die Aufgaben: A-Aufgaben gehören dabei an den Anfang Ihrer To-do-Liste.

4. Legen Sie den Aufwand fest
Für die Disziplin ist eine „Deadline“ immer sehr nützlich: Notieren Sie zu Ihren Aufgaben auch jeweils einen realistischen Schlusstermin. Damit aber Unvorhergesehenes Ihre To-do-Liste nicht „sprengt“, sollten Sie nur 70 Prozent Ihrer Zeit mit Aufgaben blockieren. Die restlichen 30 Prozent dienen als Puffer. Auch setzen Sie sich damit nicht unnötig unter Druck, denn so bürden Sie sich nicht zu viel in zu kurzer Zeit auf.

5. Seien Sie konsequent
Damit Sie nicht einen Wust von unerledigten Aufgaben der Vortage mit sich ziehen, sollten Sie sich stets nur auf eine Aufgabe konzentrieren – und diese zielstrebig erledigen. Hilfreich ist dabei auch das konsequente Zurückziehen: Nehmen Sie sich täglich eine Stunde, in der Sie für niemanden zu erreichen sind. Sie werden staunen, wie schnell Sie in dieser doch recht kurzen Zeit wichtige Aufgaben erledigen können.

6. „Morgenmensch“ versus „Abendmensch“
Auch wenn die Leistungskurve bei jedem Menschen anders verläuft, erfahrungsgemäß ist der Biorhythmus bei den meisten Menschen gleich: am Vormittag ein Hoch, am frühen Nachmittag ein Tief. Nun gibt es aber auch die „Morgen“- bzw. „Abendmenschen“. Der eine kann um 6 Uhr früh gleich an den Rechner gehen, der andere läuft erst ab 20 Uhr zu seiner Höchstform auf. Erledigen Sie Ihre A-Aufgaben zu Ihrer persönlichen Hoch-Zeit und die B- und C-Aufgaben in Ihren Tiefphasen. Weiterer Vorteil für das frühe oder auch späte Arbeiten: Sie werden weniger von anderen gestört.

7. Pausieren Sie regelmäßig
Eine Mittagspause allein reicht nicht aus, um den Tag über leistungsfähig zu bleiben. Nur wer regelmäßig kleine Pausen einlegt, kann neue Kraft tanken und danach seine Aufgaben wesentlich konzentrierter erledigen. Spätestens alle zwei Stunden sollten Sie eine Pause von 20 Minuten – am besten an der frischen Luft – einlegen.

8. Beseitigen Sie Ihre „Zeitfresser“
Auch kleine Aufgaben wie E-Mails lesen, den Müll wegbringen oder mit Freunden telefonieren kosten Zeit. Um Ihre persönlichen Zeitfresser beseitigen zu können, müssen Sie sie erst einmal bewusst wahrnehmen. Beobachten Sie sich dazu eine Weile und notieren Sie sich Ihre Zeitfresser. Nun wissen Sie nicht nur, wer oder was Ihre Zeit frisst, Sie können sie jetzt auch beseitigen. So können Sie zum Beispiel ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammenfassen.

9. Schaffen Sie sich Abwechslung
Kein Mensch kann zehn Stunden am Stück ausschließlich geistig oder körperlich arbeiten. Gestalten Sie Ihren Arbeitstag mit verschiedenen Arten von Aufgaben. Sie könnten beispielsweise mit geistigen Tätigkeiten in den Tag starten und diesen mit körperlichen Tätigkeiten abschließen.

10. Kontrollieren Sie sich und Ihre Ergebnisse
Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsablauf, Ihre To-do-Liste und Ihre Ergebnisse, denn für ein gut funktionierendes Zeitmanagement bedarf es Übung und Ausdauer.

Mit etwas Umorganisation und einer effektiveren Zeitnutzung gewinnen Sie einen Spielraum, den Sie zur Umsetzung eines Nebenjobs einsetzen können.