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Digitaler Alltag: Wie organisiert sich Deutschland im Büro?

Digitaler Alltag: Wie organisiert sich Deutschland im Büro?
E-Mails und Tabellen-Programme sind heute die meistgenutzten Tools, werden aber wohl in zehn Jahren verschwunden sein.

Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungsfieber. Doch wie sieht der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter aus? Wie vielfältig ist die Technologielandschaft in unseren Büros?

Wie organisieren sich Büroangestellte in Deutschland, Frankreich und Großbritannien und welche Werkzeuge setzen sie dafür ein? Diesen Fragen geht der aktuelle „Digital Work Report“ von Wrike nach und untersucht die wichtigsten IT-Werkzeuge deutscher Büroarbeiter.

Im Durchschnitt nutzt jeder deutsche Büroarbeiter etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel – mit steigender Tendenz: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können.

Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros:

  1. E-Mail – 75 Prozent
  2. Tabellen-Programme – 62 Prozent
  3. Handschriftliche Notizen – 44 Prozent
  4. Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent
  5. ERP-Systeme – 26 Prozent
  6. Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent
  7. Projektmanagement-Software – 25 Prozent
  8. CRM-Software – 24 Prozent
  9. Kollaborationssoftware – 17 Prozent

Im Ländervergleich scheint Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent die E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben und handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Kollaborationssoftware, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)?

Keine Qual der Wahl

Nur 14 Prozent der Befragten des „Digital Work Reports“ gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. 84 Prozent haben keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen entscheiden in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung und in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter.

Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann, antworten 21 Prozent der Mitarbeiter: bessere Hilfsmittel. Dieser Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung.

Individuelle Einschätzung

Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung aber positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. Und 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird.

Wie (und womit) arbeiten wir in zehn Jahren?

Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in zehn Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur acht Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (zehn Prozent), Konferenzsystemen (elf Prozent) und Kollaborationssoftware (12 Prozent).

„Der Digital Work Report zeigt, wie vielfältig die Technologielandschaft in heutigen Büros ist. Doch je uneinheitlicher die IT, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich Informationssilos bilden und es Menschen schwerer fällt, schnell relevante Informationen zu finden. Dieses Problem wird gerade in Deutschland verstärkt, da hier fast jeder Zweite handschriftliche Notizen anfertigt. Kein Wunder, dass sich 23 Prozent der Befragten beklagen, dass Informationen nicht auffindbar sind und so die Produktivität ausgebremst wird“, so Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike.